SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre si con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio.

 “conjunto formal de procesos que, operando sobre una colección de datos estructurada de acuerdo a las necesidades de la empresa, recopila, elabora y distribuyen selectivamente la información necesaria para la operación de dicha empresa y para las actividades de dirección y control correspondientes, apoyando, al menos en parte, los procesos de toma de decisiones necesarios para desempeñar funciones de negocio de la empresa de acuerdo con su estrategia” Segun Andreu, Ricart y Valor (1991)

El sistema  de información en una empresa  debe responder a  objetivos de  la  organización  en   los niveles operativo,  táctico  y  estratégico. Ejemplo  la actividad  contable de una empresa como es el  suministro de datos sobre las actividades, el  suministro de informes  y el mantenimiento de registros  es un  sistema  de  información  contable  que  responde  al objetivo de la   empresa.

Características de los Sistemas de Información (SI)

Un SI tiene diversas características dependiendo de la perspectiva con la que se observa, lo dividire en dos grupos , el primero desde su naturaleza:

• Propósito u objetivo: todo sistema tiene uno o algunos propósitos. Los elementos (u objetos), como también las relaciones, definen una distribución que trata siempre de alcanzar un objetivo.
• Globalismo o totalidad: un cambio en una de las unidades del sistema, con probabilidad producirá cambios en las otras. El efecto total se presenta como un ajuste a todo el sistema. Hay una relación de causa/efecto. De estos cambios y ajustes, se derivan dos fenómenos: entropía y homeostasia.
• Entropía: es la tendencia de los sistemas a desgastarse, a desintegrarse, para el relajamiento de los estándares y un aumento de la aleatoriedad. La entropía aumenta con el correr del tiempo. Si aumenta la información, disminuye la entropía, pues la información es la base de la configuración y del orden. De aquí nace la negentropía, o sea, la información como medio o instrumento de ordenación del sistema.
• Homeostasia: es el equilibrio dinámico entre las partes del sistema. Los sistemas tienen una tendencia a adaptarse con el fin de alcanzar un equilibrio interno frente a los cambios externos del entorno.

    Una organización podrá ser entendida como un sistema o subsistema o un supersistema, dependiendo del enfoque. El sistema total es aquel representado por todos los componentes y relaciones necesarios para la realización de un objetivo, dado un cierto número de restricciones. 

Aunque también se pueden ver las características que tienen desde el  tipo de sistema:

1. Sistemas Transaccionales:

• Agilizar las tareas operacionales de la organización.
• Alta transaccionabilidad (entradas y salidas de información).
• Nivel de cálculo bajo.

2. Sistemas de Apoyo de las Decisiones:

• Baja transaccionabilidad (entradas y salidas de información).
• Nivel alto de cálculo, y operaciones complejas.

3. Sistemas Estratégicos:

• La complejidad de estos SI es alta.
• Generalmente su implementación en la organizacional va precedida de los anteriores.
• Apuntan a “apuntar” a otros horizontes la organización.

Importancias de los sistemas de información

    Los sistemas de información se han ido convirtiendo con el tiempo, en otra área funcional de la empresa, tal como la de contabilidad, finanzas, mercadeo, o producción. En la actualidad toda organización exitosa se ha concientizado de la importancia del manejo de las tecnologías de información (TI) como elemento que brinda ventajas comparativas con respecto a la competencia.

    Sin embargo, es cada vez más necesario el disponer de sistemas de información basados en computadoras por los beneficios que estos proporcionan: reducción de errores provocados por las personas a través del control de las entradas, velocidad en el procesamiento de datos, posibilidad de realizar tediosos análisis sobre los mismos, reducción de espacio físico destinado a su almacenamiento, agilidad al momento de buscar algún dato en particular, y otros tipos de ventajas que podrían lograrse en caso de enfocarse en el uso estratégico de los mismos

     En los entornos de negocio actuales, el disponer de una buena gestión en el uso de los sistemas de información se convierte en una estrategia que pueden utilizar las empresas para hacer frente a sus fuerzas competitivas

    Por otro lado es importante tener una comprensión básica de los sistemas de información para entender cualquier otra área funcional en la empresa, por eso es importante también, tener una cultura informática en nuestras organizaciones que permitan y den las condiciones necesarias para que los sistemas de información logren los objetivos citados anteriormente.

“estos tipos de conocimientos se constituyen en un elemento vital de las organizaciones y negocios exitosos”. (BRIEN, 2006)